退職合意書の“貸与品・データ”回収本音ガイド［看護師退職合意書貸与品返却チェックリスト］【医療機関向け】

医療現場における退職対応の中で、特に丁寧な対応が求められるのが、制服や鍵といった「貸与品」と、院内端末やクラウド上に残された「業務データ」の回収です。このプロセスは、少しの行き違いが思わぬトラブルに発展することもあります。この記事では、看護師の退職時に起こりがちな問題を未然に防ぎ、静かに、そして確実に、後々まで記録が残る形で手続きを完了させるための実務的なポイントをまとめました。記事の最後には、現場ですぐに使える「返却チェックリスト」も用意しています。

※本記事は、一般的な情報提供を目的としています。実際の運用にあたっては、必ず所属する法人の就業規則、個人情報保護に関する方針、そして個別に交わす合意書の内容に従ってください。特に医療情報の取り扱いについては、厚生労働省が定める「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」や、個人情報保護委員会が示す医療・介護分野向けのガイダンスの趣旨を十分に踏まえることが基本となります。

なぜ「貸与品・データ回収」は難しいのか（背景と課題）

退職時の貸与品やデータの回収が、なぜ他の業務に比べて慎重さを要するのでしょうか。その背景には、医療現場特有のいくつかの事情が関係しているとされています。

一つ目は、時間の制約です。退職の意思が示されてから、最終出勤日までの期間は比較的短いことが多く、その限られた時間の中で「物品」「アカウント」「データ」という性質の異なる三つの要素を同時に、かつ漏れなく整理しなくてはなりません。引き継ぎ業務と並行して進める必要があるため、担当者の負担も大きくなりがちです。

二つ目は、業務環境の境界線の曖昧さです。例えば、業務上の気づきを書き留めた紙のメモ、個人のスマートフォンを業務連絡に利用するケース（BYOD: Bring Your Own Device）、あるいはLINEのようなプライベートでも利用されるツールを使った業務上のやり取り、個人で契約しているクラウドストレージの利用など、どこまでが「業務」でどこからが「私物」かの切り分けが難しい領域が増えています。この曖昧さが、データの持ち出しや消し忘れといったリスクにつながる可能性があります。

三つ目は、医療現場に課せられた二つの重要な責任を同時に果たさなければならない点です。それは、患者さんへの診療を滞りなく継続するための「引継ぎの確実性」と、極めて機微な情報である患者情報を守るための「情報持ち出しの厳禁」です。この二つは時に相反するように見えることもあり、両立させるためには丁寧な手順設計が求められます。

医療分野では、患者さんのプライバシーと情報の安全を守ることが何よりも優先されます。厚生労働省のガイドラインでは、利用者認証や権限の管理、操作履歴（ログ）の確認、USBメモリなどの外部媒体の持ち出し管理といった、技術的・組織的な安全管理措置が具体的に示されています。退職時の対応は、これらの安全管理措置を短期間に集中的に実行するフェーズであると捉え、事前に「いつまでに」「誰が」「何を」行うのか、役割と期限を明確に分けておくことが、円滑な進行の鍵となります。

実例で学ぶ「起きがちな事故」とそこから得られる教訓

過去に報道された事例や、現場でよく聞かれる話から、どのような問題が起こりうるのか、そして何を学ぶべきかを見ていきましょう。抽象的なルールを学ぶよりも、具体的な失敗例を知るほうが、自院のリスク管理に役立つかもしれません。

USBメモリ紛失の典型例

過去に、ある地方の医療センターで、患者763名分の個人情報が含まれたUSBメモリを紛失したという報道がありました。報告によれば、業務用パソコンからデータをUSBメモリにコピーし、施錠されていない机の引き出しに保管していたところ、所在が分からなくなったとされています。これは、どの医療機関でも起こりうる典型的なパターンです。

ここから得られる教訓

対策として、USBメモリ自体の暗号化、ファイルコピーの操作履歴の記録、そして物理的な持ち出しの許可制や記録化が考えられます。また、「机の上に一時的に置く」という行為そのものがリスクであると認識し、保管庫への即時返却を徹底するルール作りが求められます。

連絡ツールの“後処理”の抜け漏れ

近年、院内の迅速な情報共有のために「LINE WORKS」や「Microsoft Teams」といったビジネスチャットツールを導入する病院が増えています。これらのツールは非常に便利ですが、退職時の対応を忘れがちな点でもあります。退職したスタッフが、退職後も業務連絡グループに残り続け、内部情報にアクセスできてしまうという事態は、実際に多くの現場で課題となっています。

ここから得られる教訓

退職日当日、あるいはそれ以前に、該当スタッフをすべての業務グループから退出させ、アカウントを停止（または削除）するプロセスを、退職手続きのチェックリストに明確に組み込む必要があります。また、個人の端末にアプリが残っている場合、そこから業務データを削除する手順まで含めて設計することが不可欠です。

どこで問題が起きやすいのか？現場での現実的な対処

退職合意書に入れるべき「最低限」の条項（貸与品・データ関連）

退職時の手続きを円滑に進めるためには、事前に双方の合意を書面で残しておくことが有効です。退職合意書や、別途交わす誓約書に貸与品・データに関する項目を盛り込む際のポイントは、「具体的に書くこと」と「期限を明確にすること」の二点に集約されます。

貸与品の一覧と返却期限の明記：何を返却すべきかを曖昧にせず、リストアップすることが大切です。例えば、制服（上下セット）、名札、職員証（ID/ICカード）、更衣室や薬品庫の鍵、院内貸与のスマートフォンやPC、セキュリティトークン（ワンタイムパスワード生成器）、Wi-Fiの利用許可証、駐車許可証などが挙げられます。そして、それらを「最終出勤日までに」「退職日から1週間以内に」といった形で、具体的な期限を定めます。
IT関連の停止・返還に関する項目：物理的な物品だけでなく、デジタルな資産についても明記します。院内のメールアカウント、電子カルテシステム、診療予約システム、勤怠管理システム、グループウェア、業務用チャットツール、クラウド上の共有フォルダ、VPN（院外からアクセスするための仕組み）など、業務で利用していたすべてのアカウントを停止することへの同意。そして、個人のスマートフォンなどに業務データ（患者情報のスクリーンショットなども含む）が残っている場合、それを削除することへの協力義務についても触れておくと、後のトラブル防止につながります。
機密保持と患者情報の持ち出し禁止の再確認：守秘義務は、在職中だけでなく退職後も継続するものであることを改めて確認する条項です。特に、私物のUSBメモリや個人のクラウドストレージなどに、意図せず業務上のデータを複製・保存してしまっている場合に、それらを完全に削除する義務があることを記載します。
手続き完了の証拠（証跡）について：貸与品をすべて返却したことを確認するために、「返却確認書」に相互に署名を行うことや、システムのアカウントを停止した際の操作ログを病院側で保管することなどを定めます。これは、万が一問題が発生した際に「手続きを正しく実施した」という記録を残すために重要です。
違反した場合の取り扱い：もし貸与品が返却されなかったり、故意にデータを持ち出したりした場合の取り決めです。ただし、ここで定める損害賠償などの内容は、あくまで社会通念上、合理的な範囲に限られます。過度に広範な義務や高額な違約金を定めると、その条項自体が無効と判断される可能性もあるため、注意が必要です。

弁護士などが解説する退職時誓約書の実務に関する情報でも、競業避止義務や秘密保持義務、貸与品の返還義務といった条項は、対象となる情報や期間、範囲を「限定的かつ具体的に」定めることの重要性が指摘されています。

物品回収：静かに、そして確実に終えるための段取り

次に、物理的な物品の回収について、具体的な手順を見ていきましょう。

揉めやすいとされる物品には、以下のようなものが挙げられます。

制服：特に、洗濯やクリーニングの費用をどちらが負担するかで、小さな認識の齟齬が生まれることがあります。
名札・ID/ICカード・鍵類：セキュリティに直結するため、最も厳格な管理が求められます。
院内端末・スマートフォン・トークン・USBメモリ：情報資産そのものであり、紛失は許されません。
業務マニュアルや紙のメモ：特に患者名などが記載されたメモは、個人情報そのものです。
駐車許可証・通行証：これらも悪用されるリスクがあります。

円滑に回収を進めるためのコツは、以下の通りです。

二段階での回収を計画する：最終出勤日は、挨拶回りなどで慌ただしくなりがちです。そこで、最終出勤日の「前日」までを目安に、PCや鍵といった大きなものや重要なものを先に回収します。そして最終日当日は、名札やIDカードの返却といった、最小限の手続きだけを残すようにすると、返却漏れのリスクを減らすことができます。
遠隔地スタッフ向けの梱包キットを用意する：訪問看護ステーションなど、職員が事業所に毎日出勤するわけではない場合、郵送での返却が基本となります。その際、ただ「返送してください」と依頼するのではなく、返送用のレターパックや着払いの配送伝票、そして何を同梱すべきか一目でわかるチェックリスト、返却期限を明記した案内状をセットにした「梱包キット」を事前に送付すると、手続きがスムーズに進みます。
返却の証拠を統一した方法で残す：返却を受け取った証拠として、対面の場合は「受領サイン」を所定の用紙にもらいます。郵送の場合は、受け取った側が「箱に同梱されたチェックリスト」と「実際の返却物」が一致していることがわかるように写真を撮影し、記録として保存する方法が考えられます。
未返却時の対応を冷静に行う：万が一、貸与品が返却されない場合は、感情的にならず、事前に定めたルールに沿って淡々と対応することが重要です。注意点として、返却されない物品の代金を給与から一方的に天引きすることは、労働基準法で原則として禁止されている「賃金の全額払いの原則」に抵触する可能性があります。まずは書面で返却を督促し、それでも返却されない場合は、就業規則や合意書に基づいて実費の精算を求める、という手順を踏むのが一般的です。

参考として、ウェブ上では物品貸与に関する誓約書のテンプレートなども公開されています。返還義務やクリーニングの費用負担などを明記した自院用の書式を、あらかじめ準備しておくと良いでしょう。

データ回収：アカウント停止と私物端末利用の“境界線”

物品の回収以上に慎重さが求められるのが、データの回収とアクセス権の管理です。

最優先事項はアカウントの無効化と権限の剥奪です。情報セキュリティの観点から、退職日（あるいは最終出勤日の業務終了後）には、対象者のアカウントを即時に無効化する運用が強く推奨されています。これは、厚生労働省のガイドラインの趣旨にも沿うものです。電子カルテ、メール、グループウェアなど、すべてのシステムへのアクセス権を停止します。そして、この「停止作業を実施した」というシステム上のログは、万が一の事態に備えた「やるべきことをやった証拠」として、必ず保管しておくべきです。

私物端末の業務利用（BYOD）への現実的な対応策

MDM（モバイルデバイス管理）がない環境の場合：MDMのような管理ツールが導入されていない環境で、「個人のスマートフォンから業務データを完全に削除してください」と口頭で依頼しても、それが本当に実行されたかを確認する手段がありません。そのため、より現実的な対策は、そもそも「業務データを個人の端末に保存させない設計」にすることです。例えば、情報の閲覧は常にクラウド上のシステムで行い、端末へのダウンロードや保存を技術的に禁止するといった方法が考えられます。
MDMがある環境の場合：MDMが導入されていれば、より確実な対応が可能です。退職日当日に、管理者が遠隔で端末内の「業務領域（業務用のアプリやデータ）」のみを消去（リモートワイプ）することができます。この方法であれば、個人の写真や連絡先といった私的な領域に影響を与えることなく、安全に業務データだけを切り離すことが可能です。
チャットツールやグループウェアの扱い：これらのツールでは、単純にアカウントを停止するだけでなく、その人が参加していたグループやチャンネルの情報を整理する必要があります。後任者へのグループ管理権限の移行、重要なやり取りの履歴の保全措置などを実施した上で、アカウントの退会処理を行うのが基本的な流れです。これらの作業責任者をあらかじめ決めておくと、抜け漏れが防げます。

情報処理推進機構（IPA）などが公開するセキュリティ関連の資料でも、端末の遠隔ロックやデータ消去といった機能は、退職時だけでなく紛失・盗難時にも有効な“非常停止ボタン”として、その重要性が指摘されています。

紙媒体と外部記録媒体の扱い

紙のメモ：業務中に書き留めた紙のメモは、そこに患者情報などの個人情報が含まれているかどうかで扱いを分けます。個人情報が含まれる場合は、院内のルールに従ってシュレッダーで裁断するか、専門業者による溶解処理を行うのが安全です。
USBメモリなど：USBメモリは、紛失リスクが非常に高いため、原則として使用を廃止する方向で検討することが望ましいとされています。どうしても業務上使用せざるを得ない場合は、「データの暗号化」「使用するUSBメモリの台帳管理」「持ち出しの都度の許可と記録」「返却時のウイルスチェックとデータ消去」をワンセットで運用することが最低限の条件となります。過去の紛失事例の多くが「机の上に放置していたら無くなった」というパターンであることから、使用後は即時に鍵のかかる保管庫へ返却するというルールを徹底することが、事故防止の鍵となります。

タイムライン：お互いにスムーズな形で証跡を残すための手順

退職30日〜14日前

合意と準備の段階

退職合意書を締結します。この中で、返却すべき貸与品、停止するアカウント、返却期限、協力義務、証跡の取り扱いなどを具体的に明記し、双方で確認します。同時に、人事担当者や情報システム担当者は、院内の貸与品台帳とアカウント台帳を照合し、返却・停止対象のリストアップを開始します。

最終出勤日の約7日前

一次回収の実施

最終出勤日の慌ただしさを避けるため、この段階で主要な物品の回収に着手します。PC、貸与スマートフォン、セキュリティトークン、主要な鍵などを回収します。もし業務上、最終日までPCが必要な場合は、代替機を手配するなどの対応を検討します。また、この時期に、個人で保管している紙のメモや、私物端末内の業務関連データの整理・削除を本人に依頼します。

最終出勤日の前日

最終確認と段取り

名札、IDカード、駐車許可証など、当日まで使用する物品の返却手順を最終確認します。更衣室のロッカー内に私物が残っていないかの点検も促します。情報システム担当者は、翌日の業務終了後、あるいは退職日当日の午前0時にアカウントを一括で停止するための最終的な段取りを確認します。

最終出勤日・退職日当日

実行と記録の段階

残りの貸与品をすべて回収し、「返却確認書」に署名をもらいます。予定通り、すべてのアカウントを一括で停止し、業務用チャットのグループなどからも退出処理を行います。ロッカーなどに残置物がある場合は、本人の立ち会いのもとで確認・処分します。

退職後1日〜7日

事後処理と棚卸し

アクセスログを確認し、退職日以降に不審なアクセスがないかを確認します。アカウントの停止ログや署名済みの返却確認書を、規定の期間、適切に保管します。また、退職者が管理していた共有ドライブのフォルダや、チャットグループの権限設定を見直し、後任者へ適切に引き継がれているか最終確認を行います。

合意書・チェックリストのサンプル項目（抜粋）

退職合意書や誓約書に記載する際に、より具体的に記述しておきたい文言の例を以下に示します。

貸与品について：
- 返却対象品の一覧（例：制服上下各1点、IDカード 1枚、PC 管理番号:xxxx）、数量、可能であれば資産管理番号まで記載。
- 返却期限（例：最終出勤日の前営業日の17時まで）と返却方法（例：所属部署の窓口へ持参／本社人事部宛に着払いで郵送／所属長による訪問回収）を明記。
データ・アカウントについて：
- アカウント停止の対象範囲を具体的に列挙（電子カルテ、予約システム、勤怠管理システム、法人メール、業務用チャット、共有クラウドストレージ、VPNアクセス権など）。
- 私物端末（PC、スマートフォン、タブレット等）に保存された、業務に関連する一切のデータ（文書ファイル、写真、スクリーンショット、チャット履歴等）を削除することへの協力義務。
- 退職後も、在職中に知り得た患者情報や業務上の秘密情報を保持し、第三者に漏洩しないことを再確認する条項。
- 返却が完了したことを証明する「返却確認書」へ署名すること、および未返却の物品がある場合の取り扱い（実費弁償等、合理的な範囲での取り決め）を明記。
証跡（記録）の保管について：
- アカウントの停止ログ、返却リスト、郵送時の写真記録などを、法人が一定期間保管することへの同意。

院内コミュニケーションと退職処理の“つなぎ”

LINE WORKSなどのビジネスチャットツールを導入している医療機関の事例を見ると、情報連携のスピード向上という利点と同時に、「安全な運用」の重要性が強調されています。退職時の対応は、この安全な運用を担保するための重要なプロセスです。具体的には、

退職者が所属しているすべてのグループやトークルームを棚卸しする。
その人が担っていた役割（グループ管理者など）があれば、後任者へ権限を移管する。
すべての移管が完了したことを確認した上で、アカウントを停止し、グループから退会させる。
法令や院内規定に基づき、必要な通信履歴を適切な期間保持する。この順番で、一つずつ静かに処理していくことが、関係者への負担が少ない進め方とされています。

法令・ガイドラインの押さえどころ（判断に迷わないための要点）

退職時の対応を検討する上で、根拠となる法令やガイドラインの要点を理解しておくと、余計な迷いを減らすことができます。

個人情報保護法（特に医療・介護事業者向けガイダンス）：患者さんの情報をはじめとする個人情報の適切な取り扱い、安全管理措置の実施、外部委託先の管理、万が一事故が起きた際の対応など、基本的な枠組みが定められています。定期的に改正されるため、最新版の適用日と変更点を確認しておくことが重要です。
医療情報システムの安全管理に関するガイドライン（厚生労働省）：より具体的に、医療情報システムを安全に運用するための指針が示されています。特に「職員の認証と権限の管理」「外部記録媒体の管理」「操作履歴（証跡）の管理と監査」といった項目は、退職時のアカウント管理やデータ回収のプロセスと直結します。比較的小規模な医療機関向けの考え方もQ&A形式で整理されており、参考になります。
組織における内部不正防止ガイドライン（IPAなど）：直接的な医療分野のガイドラインではありませんが、従業員の退職時における不正な情報持ち出しを防ぐ観点から、非常に参考になります。この中でも「雇用終了時における貸与品の返却」や「アカウントの速やかな無効化」「手続きのチェックリスト化」の重要性が繰り返し述べられています。

返却チェックリスト（院内配布用／コピーして使えます）

以下は、印刷してそのまま使える簡易版のチェックリストです。実際の運用にあたっては、院内で使用している資産の名称やシステム名に具体的に置き換えてご利用ください。

［貸与品（物品）］□ 制服（上／下）　□ 名札　□ ID/ICカード　□ 鍵（更衣室／薬品庫／事務室）□ PC（管理番号：　　　）付属品（ACアダプタ／マウス）　□ スマートフォン／PHS（内線番号：　　　）□ セキュリティトークン　□ USBメモリ／SDカード等の外部媒体　□ 駐車許可証／通行証□ 業務マニュアル・手順書　□ その他（　　　　　　　　　　　　）

［データ・アカウント］□ 院内メールアカウント停止　□ 電子カルテシステム権限剥奪　□ 予約／レセプト／健診システム停止□ 勤怠・人事システムアカウント停止　□ グループウェアアカウント停止　□ 業務用チャット退会（所属部署：　　）□ 共有ドライブのアクセス権限剥奪（対象フォルダ：　　　　　　　　　）□ 私物端末の業務データ削除の確認（確認方法：□画面での相互確認 □MDMログ確認 □自己申告書提出）

［証跡・引継ぎ］□ 返却確認書への署名受領　□ アカウント停止ログの保存　□ 業務引継ぎ完了の確認（後任担当者：　　　）□ 紙メモ・個人情報を含む書類の破棄（院内にて裁断／溶解）　□ 外部向け連絡ツールの移行（後任連絡先：　　　）

退職者署名（すべての返却・削除を完了した日：　　年　月　日）　署名：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿受領者署名（上記を確認した担当者：　　　　　　　　　）　署名：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

よくある質問（現場の悩みに簡潔に回答）

Q. 退職者がLINEや個人のスマートフォンに残した業務チャットのスクリーンショットまで、本当に削除させられるのでしょうか？A. 退職合意書で「業務に関連するデータの削除に協力する義務」を定めることは一般的ですが、個人の私物端末の隅々までを強制的に調査・検証することは、プライバシーの観点からも現実的ではありません。そのため、技術的な対策として「データを端末に残さない設計（情報の閲覧は常にクラウド上の業務システム経由で行い、端末への保存を禁止する）」や、「MDM（モバイルデバイス管理）を導入し、業務用のデータ領域のみを遠隔で削除する」といった方法が、より現実的な解決策とされています。

Q. 業務の都合上、どうしてもUSBメモリの使用を完全にはやめられません…A. その場合は、リスクを最小限に抑えるための多層的な対策が必要です。具体的には「データの強制的な暗号化」「利用するUSBメモリの台帳管理」「持ち出しごとの許可制と記録」「使用後、速やかに施錠された保管庫へ返却するルールの徹底」などが挙げられます。過去の紛失事例で最も多い「机の上への置き忘れや引き出しでの保管からの紛失」というパターンを断ち切ることが、何よりも重要です。

Q. 退職日当日に、たくさんのシステムのアカウントを停止する作業が大変で、漏れが心配です。A. 事前準備が効果的です。まず、本記事のタイムラインで提案したように「二段階回収（最終出勤日の数日前にPCなどの主要な物品を回収し、当日の作業を最小限にする）」が有効です。また、情報システム部門やシステム提供ベンダーと連携し、複数のアカウントを一度の操作で停止できるような仕組み（スクリプト化など）を検討することも、作業負荷の軽減とミスの防止につながります。医療情報システムの安全管理ガイドラインでも、「認証・権限の管理」と「証跡の管理」は、安全運用の中心的な柱と位置づけられています。

まとめ：静かに、速く、そして記録を残すために

退職時の貸与品・データ回収を円滑に進めるための要点を、5つにまとめます。

合意書で具体化する：返却すべき「貸与品」、停止すべき「データ」アクセス権、それぞれの「期限」、そして手続き完了の「証跡」の残し方を、書面で明確に合意しておく。
二段階で回収する：最終出勤日の数日前にPCなどの主要な物品を回収し、当日の手続きを最小限にすることで、慌ただしさによるミスを防ぐ。
アカウント停止は当日ゼロ時点を基本とする：最終出勤日の業務終了後、速やかにすべてのアカウントを停止する。誰がその作業を行うかの責任者を固定し、作業ログを必ず保管する。
私物端末（BYOD）は「残さない設計」で対応する：MDMの導入や、クラウド上での閲覧を基本とし、端末にデータを保存させない運用を目指す。
紙媒体や外部記憶媒体は即時処理を徹底する：原則廃止を目指しつつ、使用する場合は厳格な管理ルールを適用する。

この5つのポイントを意識することで、退職に伴う一連の対応を、静かに、そして確実に行うことができます。万が一、情報漏えいなどの事故が発生した場合でも、「組織としてやるべき対策を講じていた」という重要な記録（証跡）が、説明責任を果たす上で大きな助けとなります。医療分野に求められる最新のガイドラインや、内部不正対策の考え方を踏まえ、ぜひ自院の標準的な手順として整備してみてください。

採用・受け入れから退職までを、一貫したスムーズな動線に。現場の人員に余裕がない時ほど、外部の仕組みやサービスを活用して業務を「標準化」することが、結果的に全体の負担を減らすことにつながります。看護師の短期的な受け入れと、それに伴う管理業務の整備を同時に進めたいとお考えの医療機関様は、ぜひ一度、導入相談ページをご覧ください。（https://business.cu-ra.net/）

さいごに：今日からできる小さな改善

この記事で紹介した内容を、一度にすべて実行するのは大変かもしれません。まずは、今日から始められる小さな改善から着手してみてはいかがでしょうか。

入職時に「貸与品リスト」と「利用アカウントリスト」を作成し、本人にサインをもらう。
退職時の手続きの流れを、「二段階回収＋当日アカウント停止」を基本として文章化し、関係者で共有する。
院内でUSBメモリの使用ルールを再確認し、原則廃止、やむを得ない場合は「暗号化＋台帳管理＋即時返却」を徹底する。
業務用チャットツールの管理者と連携し、「退会・停止・履歴保持」の手順を確認しておく。
年に一度、厚生労働省や個人情報保護委員会のウェブサイトを確認し、ガイドラインの更新がないかチェックする習慣をつける。

こうした一つ一つの運用の整備が、結果として採用、配置、教育といった人事全体の業務負荷を軽減することにつながります。人の入れ替わりが多い現場であるほど、仕組み化の第一歩が、将来の大きな安心を生み出します。必要に応じて、看護師の受け入れ体制の見直しと合わせて、クーラの導入相談もご活用いただければ幸いです。（https://business.cu-ra.net/）